Visselblåsarpolicy
1. Inledning, syfte och omfattning
Bolaget strävar efter ett sunt företagsklimat och värnar om att transparens och ansvarstagande genomsyrar hela Bolagets verksamhet. Bolaget är medvetet om att organisationer kan råka ut för misskötsel och andra missförhållanden. Genom denna visselblåsarpolicy ("policyn") informerar Bolaget om, och uppmuntrar till, rapportering av faktiska eller misstänkta missförhållanden av allmänt intresse inom Bolaget.
Vidare syftar Policyn till fastställandet av en standard för rapportering av missförhållanden av allmänt intresse inom verksamheten. En individ som vill rapportera om missförhållanden ("visselblåsare") ska känna sig trygg och veta att denne kan rapportera om missförhållanden av allmänt intresse utan risk för repressalier samt att rapporter hanteras på ett professionellt och konfidentiellt sätt.
Policyn omfattar hela verksamheten. Alla som ingår i Bolagets visselblåsarkrets har möjlighet att rapportera enligt denna Policy. De som ingår i denna krets är sådana som är i kontakt med Bolaget i ett arbetssammanhang vilka exempelvis är anställda, konsulter, praktikanter eller volontärer.
2. Ansvar och ansvarsfördelning
Bolagets styrelse har det yttersta ansvaret för att Bolaget följer de regelverk som reglerar rätten att visselblåsa och skyddet mot repressalier m.m.
VD har ansvaret för det löpande arbetet inom Bolaget och för efterlevnaden av Policyn.
Samtliga medarbetare förväntas känna till denna Policy och vid vad tid gällande instruktioner rörande visselblåsning samt använda sig av möjligheten till att rapportera om missförhållanden enligt Policyn om så är nödvändigt.
3. Rapportering av missförhållanden
Missförhållanden är händelser av allmänintresse, såsom exempelvis överträdelser av lagar och föreskrifter eller av Bolagets egna styrdokument, eller andra missförhållanden som det finns ett allmänt intresse av att de framkommer. Några exempel på aktiviteter eller händelser som Bolaget anser vara missförhållanden av allmänintresse är:
• Mutor, stöld, bedrägeri, bokföringsbrott, skattebrott och andra brottsliga handlingar.
• Grova brott mot interna styrdokument.
• Verksamhet som kan skada person eller egendom.
• Underlåtenhet att rätta till, eller att rapportera händelse som kan innebära avsevärda kostnader eller förluster.
• Missbruk av makt eller position
• Diskriminering på grund av ålder, ras, kön, religion, sexuell orientering, civilstånd, föräldraskapsstatus, politiska åsikter eller etnisk bakgrund för anställning eller nyttjande av tjänster.
• Korruption och intressekonflikter
• Kränkningar av någons grundläggande fri- och rättigheter.
Rapportera till närmaste chef
Den som upptäcker eller misstänker missförhållanden uppmuntras att rapportera detta till sin närmaste chef. Rapportering av missförhållanden kan även alltid göras till Bolagets VD eller styrelseordförande, direkt eller anonymt.
Intern rapporteringskanal
Rapportering kan även göras via en intern rapporteringskanal. Information om den interna rapporteringskanalen finns på OP Systems intranät: Startsida - Startsida Insidan (sharepoint.com)
Externa rapporteringskanaler och offentliggörande
Rapportering kan även göras via en extern rapporteringskanal.
Utredning och respons
Missförhållanden ska utredas så skyndsamt som omständigheterna kräver och inom tillämpliga tidsgränser. Bolaget har utsett en Visselblåsarkommitté som ansvarar för den interna hanteringen av inkomna rapporter via den interna rapporteringskanalen. Visselblåsarkommittén lyder under särskilt sekretessåtagande. Det innebär bland annat att de inte får avslöja en rapporterande persons identitet eller innehållet i en rapport för någon annan inom organisationen förutom enligt vad som anges i denna Policy.
Det är viktigt att varje individ som rapporterar verkligen misstänker att ett missförhållande av allmänt intresse föreligger.
Bolaget kan inhämta stöd av extern aktör vid hantering och utredning av inkomna rapporter.
Oavsett ovanstående ska Visselblåsaren, senast sju dagar efter att en anmälan mottagits, få bekräftelse på att rapporten är mottagen. Inom tre månader efter bekräftelsen ska Visselblåsaren i skälig utsträckning få återkoppling om eventuella vidtagna eller planerade åtgärder, samt skälen till dessa. Om tidsfristen kan komma att förlängas på grund av särskilda skäl informeras Visselblåsare om detta.
4. Skyddet vid rapportering
En Visselblåsare ska skyddas från alla typer av repressalier. Skyddet följer av Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Skyddet gäller under förutsättning att Visselblåsaren har haft skälig anledning att anta att informationen i rapporten är sann samt att denne inte gör sig skyldig till brott genom inhämtandet av informationen. Detsamma gäller den som bistår Visselblåsaren vid rapporteringen, såsom en förtroendevald eller ett skyddsombud. Att lämna ut handlingar i samband med rapportering omfattas inte av skyddet.
Exempel på repressalier som Visselblåsare ska skyddas ifrån är:
• Uppsägning, avskedande, omplacering
• Uteblivning löneförhöjning, försämrade förmåner
• Oberättigat dåliga vitsord
• Utebliven befordran, utfrysning samt alla andra repressalier som har ett samband med rapporteringen.
Bolaget får inte vidta repressalier på grund av att någon vänder sig till sin arbetstagarorganisation för samråd i fråga om rapportering. Bolaget får inte heller hindra eller försöka hindra sådant samråd.
En Visselblåsare omfattas också av skyddet när denne väljer att rapportera till en behörig myndighet via extern rapporteringskanal förutsatt att inga skäliga uppföljningsåtgärder vidtagits av Bolaget efter intern rapportering eller om Visselblåsaren inte har fått mottagandet av rapporten bekräftat inom sju dagar eller inte har fått återkoppling inom tre månader. Skyddet vid extern rapportering gäller också när Visselblåsaren har skälig anledning att anta att det föreligger ett missförhållande som innebär en överhängande eller uppenbar fara eller om intern rapportering kan antas medföra en risk för repressalier eller att missförhållandet inte avhjälps.
Visselblåsare är skyddade mot efterforskning, vilket innebär att Bolaget inte får eftersöka vem det är som lämnat en rapport. Bolaget får inte heller hindra eller försöka hindra rapportering.
5. Konfidentialitet, dataskydd och dokumentation
Konfidentialitet
En anmälan om missförhållanden eller misstänkta missförhållanden ska hanteras konfidentiellt. Uppgift som kan innebära att den rapporterande personen kan komma att identifieras får lämnas ut, exempelvis i samband med polisanmälan, förutsatt att det inte gör att syftet med uppföljningen av rapporten hindras eller försvåras.
Visselblåsarkommittén är bunden av särskilt sekretessåtagande enligt vad som anges ovan.
Dataskydd
Personuppgifter behandlas i samband med uppföljningsärenden, för vidtagande av åtgärder, för att rapporter ska kunna användas som bevisning i rättsliga förfaranden eller på annat sätt om det sker i överensstämmelse med lag eller förordning. Personuppgifter som behandlas i samband med uppföljningsärende och med vidtagandet av åtgärder efter ett uppföljningsärende får behandlas i högst två år efter det att ärendet har avslutats. Personuppgifter som är uppenbart irrelevanta för ett ärendes handläggning får inte samlas in och raderas så snart som möjligt. Mer information om Bolagets behandling av personuppgifter avseende anställda finns i vår integritetspolicy för anställda, eller om du är annan än anställd, i vår integritetspolicy.
Dokumentation
Ärendet ska dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt.
Skriftlig dokumentation och rapporter ska bevaras så länge det är nödvändigt, dock högst två år efter att ärendet har avslutats.
6. Översyn
Denna policy granskas regelbundet och uppdateras vid behov.